Evernote 101 — das papierlose Büro

Hier kommt der vierte Teil meiner Evernote Artikelserie. Diesmal geht es um die Königsklasse im Umgang mit Evernote. Das papierlose Büro.

Für alle Lesefaulen oder Vielbeschäftigten. Don’t Worry! Ich habe unten nochmal alles in einer Grafik zusammengefasst.

Damit du dein Büro auf ein papierloses Format umstellen kannst, benötigst du natürlich eine Option als Grundlage des ganzen.

Wieso habe ich mich für Evernote entschieden?

Ich bin und war schon immer jemand, der sehr viel wert auf Optik gelegt hat. Wenn ein Programm, ein Gerät oder ein Betriebsystem von der Optik her nicht überzeugt, werde ich es eher nicht verwenden.

Evernote hat in diesem Bereich alles für mich richtig gemacht. Dazu kommt, dass ich mit meinem Einstieg in die Blogosphäre (damals nur lesen) an jeder Ecke mit Evernote konfrontiert wurde.

Ganz entscheidend waren zwei Schlüsselmomente für mich in Bezug auf Evernote.

1. Die simple Umsetzung des papierlosen Büros mitsamt Oberfläche (Evernote) und Scanner (Scannable).
2. Als ich 2015 als AppleCare Advisor gearbeitet habe, konnte ich in der Programmliste des iMacs Evernote entdecken. Ich war zu dieser Zeit sehr unzufrieden mit der Apple-internen Wissensdatenbank. Weil ich zu dieser Zeit bereits die geniale Evernote Suchfunktion kannte, beschloss ich kurzerhand eine eigene Wissensdatenbank zusammen zu bauen. Das funktionierte So gut das ich Hier einen Artikel dazu verfasst habe.

So nachdem wir das geklärt haben gehts gleich weiter.

Was bietet Evernote mir für das papierlose Büro?

Ich weiß, ich weiß. Wir haben Spezialisten die in Ihrem Büro eine Ordnerstruktur besitzen die der Unternehmensstruktur eines MLM-Unternehmens ähnelt. Ich bitte dich an dieser Stelle diese Struktur zu überdenken. Falls nicht gibt es auch dafür eine Lösung.

Insgesamt gibt es drei Methoden deine Dokumente in Evernote abzulegen.

Notizbücher

Die Notizbücher jn Evernote ähneln Ordnern wie du sie auf deinem PC (oder vielleicht auch Mac) hast. Der einzige Unterschied dabei ist, dass du alle deine Notizbücher zu Stapeln zusammenfügen kannst. Somit hast du eine sehr smarte Hierarchie von 2 Ebenen.

Ich habe mein Büro von Anfang an so organisiert. Ich bin mit der Methode bisher sehr zufrieden gewesen.

Die Struktur habe ich folgendermaßen organisiert:

• Ein Stapel mit der Bezeichnung “papierloses Büro”
• Ich habe mehrere Notizbücher, je nach Themenbereich, in dem Stapel untergeordnet
• Zu den Notizbüchern gehören zum Beispiel “Finanzamt”, “Krankenakte” oder “Rechnungen”.

Besonders für den Umstieg auf das papierlose Büro ist diese Möglichkeit sehr zu empfehlen. Du kannst dich von der Struktur her nah an deiner alten papiergebundenen orientieren.

Schlagwörter

Die Nutzung von Schlagwörtern ist, zumindest für mich, eher unterdurchschnittlich ausgeprägt. Zu sehr ist die Strukturierung mit Notizbüchern im Kopf verankert.

Ich habe Schlagwörter bisher nur in zwei Fällen benutzt. Für die Apple Wissensdatenbank und für meine Steuer. Sehr praktisch wenn du alle Unterlagen die dafür wichtig sind einfach mit dem Tag “Steuer 2015” oder dergleichen versiehst.

Ich habe vor kurzem einen sehr interessanten Artikel gelesen in dem die Verwendung von Tags (Schlagwörtern) in Kombination mit dem papierlosen Büro Verwendung findet. Ich dachte zuerst, dass ich mich verlesen habe.

Nach weiterem Lesen und einem entscheidenden Punkt war mir der horrende Vorteil von Tags bewusst. Du hast eine weitaus höhere Strukturhierarchie. Das heißt, dass du mit Hilfe von Tags die Struktur nachbauen kannst die du eventuell auch in deinem papierbasierten Büro hast oder hattest.

Diese Methode baut allerdings auch darauf auf lediglich 3 Notizbücher zu führen. Die Inbox (Die absolut jeder haben und dieses als Standardnotizbuch ausgewählt haben sollte), das Archiv und die Bibliothek. Jede Notiz die du für weitere Verwendung aufbewahrst landet in der Bibliothek. Dort werden sich also der größte Teil deiner Notizen befinden. Das Archiv enthält alle Notizen die nicht mehr benötigt werden beziehungsweise keine genaue Beachtung mehr brauchen. Und die Inbox, ganz klar bekommt alles zuerst damit die Notiz weiterverarbeitet werden kann.

Die intelligente Benennung

Das letzte Struktursystem, welches ich dir vorstellen möchte dreht sich lediglich um die Benennung der Notizen. Dabei ist es wichtig deinen Notizen eindeutige und schnell definierbare Bezeichnungen zu geben.

Der Hauptfaktor liegt hierbei auf der brillanten Suchfunktion von Evernote. Den es geht bei dieser Option darum die Notizen nach einem System zu benennen, sodass du jedes gewünschte Dokument umgehend finden kannst.

Ich bin der Meinung, dass diese Methode die aufwendigste und zugleich unnötigste ist.

Fazit

Zum Schluss möchte ich dir nochmal meine Meinung zu den Methoden oben näher bringen.

Besonders für den Start finde ich die Notizbücher Methode am besten. Du kannst sehr einfach deine vorhandene Struktur übernehmen. Desto größer jedoch dein Evernote Konto wird umso mehr empfehle ich dir auf die Schlagwort umzusteigen.

Letztlich musst du es natürlich für dich selbst entscheiden, nach meiner Erfahrung jedoch bin ich mir sicher, dass auch du über kurz oder lang zu den Schlagwörtern tendieren wirst.

Wie versprochen hast du jetzt nachfolgend noch die Grafik.

Bis dahin keep going!