Evernote 101 — Entdecke die Vorzüge einer digitalen Bibliothek & Wissensdatenbank

Eine ganze Bibliothek in der Hosentasche transportieren klingt schon ziemlich verrückt oder?

Aber stell dir mal vor, dass du jederzeit auf alle wichtigen Bücher, Artikel oder Berichte zugreifen kannst. Anders ausgedrückt, du hast dein ganzes Wissen immer dabei, egal wo du bist.

Ein weiter Vorteil ist die weitaus schnellere Suche die dir ein digitales Programm bieten kann.

Ein Glück, dass Evernote all das bietet und besonders bei der Suchfunktion unglaublich Punkten kann.

Je nach Berufsfeld kann das tatsächlich bares Geld sparen. Man stelle sich einen Anwalt oder Steuerberater vor der aufgrund eines aktuellen Falles einen bestimmten Satz aus einem 1000 Seiten Rechtsbuch benötigt. Sicher weiß er welches Buch und vllt sogar grob in welchem Teil des Buches er zu suchen hat. Trotzdem dauert die Suche länger, als schlichtweg den benötigten Satz oder passende Keywords zu nutzen und mit der Hilfe von Evernote innerhalb weniger Sekunden all das gefunden zu haben.

Die Vorzüge einer digitalen Bibliothek

Gehen wir nun näher auf die digitale Bibliothek ein. Dank Evernote kann dies sehr simpel strukturiert werden.

Ich persönlich nutze dafür ein Notizbuch, dass ich mit Bibliothek betitelt habe. Darin habe ich für jedes “Buch” eine eigene Notiz erstellt.

Natürlich können hier auch mehrere Notizbücher zu einem Stapel mit dem Namen Bibliothek zusammengefasst werden. Bei dem Beispiel mit dem Anwalt können somit Notizbücher für die einzelnen Rechtsgebiete erstellt werden.

Entweder habe ich die Bücher oder eBooks als PDF Datei und kann diese dann ohne Probleme in die Notiz schieben oder ich kopiere mir zur Not die Zeilen in die Notiz.

Bei physischen Büchern können diese natürlich ganz einfach eingescannt werden und somit zu einer Notiz hinzugefügt werden.

Ein weiteres Programm, das Evernote in diesem Zusammenhang sinnvoll ergänzt ist Blinkist.

Blinkist ist ein Service bei dem eine nahezu unendliche Anzahl an Sachbüchern vom Blinkist Team in seine Kernpunkte zusammengefasst wurde. Diese Kernpunkte werden als Blinks bezeichnet. Das bietet 2 unglaubliche Vorteile.

1. Du liest und beschäftigst dich tatsächlich nur mit den wichtigen Informationen aus dem entsprechenden Buch und sparst dir somit viele, teilweise unnütze Informationen.
2. Die Bücher sind so zusammengefasst, dass du im Schnitt 15 Minuten benötigst um das Buch zu lesen. Somit kann ein jeder von uns locker ein Buch pro Tag lesen und eine unfassbare Menge an Wissen aufnehmen.

Zudem bietet Blinkist die Option Ausschnitte aus den Büchern nach Evernote zu exportieren (Das ist allerdings ein Premium Feature). Somit habe ich mir eine Bibliothek zusammengestellt, welche viele für mich relevante Informationen beinhaltet.

Das ganze ohne Gewicht, Papier und Platzsparend ist es auch noch.

Die Vorzüge einer Wissensdatenbank

Da wir nun die Vorteile der Bibliothek kennen, widmen wir uns jetzt der Wissensdatenbank.

Es ist dabei egal ob du ein eigenes Unternehmen mit unzählig vielen Prozessen führst oder als Arbeitnehmer oder Selbstständiger eher wenige Prozesse dafür aber auch Templates und andere Hilfsartikel hast.

Eine Wissensdatenbank hilft dir also dabei auch in hitzigen und stressigen Situationen immer den Überblick zu behalten und somit eine solide gleichbleibende Qualität zu liefern.

Ich habe schon früh im Arbeitsleben mit Wissensdatenbanken zu tun gehabt. Das waren aber Labyrinthartige Dropdown-Menüs wo sich tatsächlich wenige zurechtgefunden haben. Wir hatten sogar eigene Mitarbeiter die diese “Knowledge Base” auswendig kannten und dafür da waren uns schnell zu der gewünschten Lösung zu führen.

Für mich ehrlich gesagt ein absoluter K.o Punkt. Ernsthaft? Du erstellst als Unternehmen eine dermaßen komplizierte und unübersichtliche Wissensdatenbank, dass kaum jemand damit zurechtkommt.

Nun gut, in Evernote hilft dir auch hier wieder die brilliante Suchfunktion. Egal welche Information du benötigst, innerhalb von Sekunden hast du es gefunden.

Persönlich habe ich ein Notizbuch mit diversen Templates. Briefe, Text Vorlagen es ist alles vorhanden. Dann habe ich noch aus einem meiner letzten Jobs eine selbst erstellte Wissensdatenbank. Damals habe ich für Apple gearbeitet. Vielleicht wissen einige ja, dass Apple eine Supportseite hat auf der man nach Problemen und damit verbundenen Supportartikeln suchen kann. Eine solche Datenbank hatten wir als Mitarbeiter natürlich auch, komischerweise habe ich mit Evernote alles doppelt so schnell gefunden wie die anderen. Auch Infos wie Reparaturkosten und und und. Das tolle ist, dass ich auch heute noch auf all diese öffentlichen Artikel zugreifen kann wenn ich oder jemand aus meinem Bekanntenkreis Probleme mit seinen Apple Geräten hat.

Aber sind wir ehrlich es gibt bei Apple keine Probleme sondern nur Lösungen.

Ok, kleiner Scherz. Aber mal ehrlich jetzt, ob es die Bedienungsanleitungen für deine Elektrogeräte, Templates oder Supportartikel für was auch immer sind. Mit Evernote hast du jederzeit unheimlich schnell Zugriff darauf. Du kannst die Notizbücher sogar runterladen und hast somit auch ohne Internet Zugriff auf alle Informationen.

Ok das wäre es erstmal. Ich hoffe der Artikel hat euch ein paar Ideen oder Anregungen gegeben.

Vielleicht machst du es ja auch schon so oder so ähnlich?

Teile deine Ideen gerne mit mir.

Bis dahin eine entspannte Zeit

Originally published at www.paperless-pioneers.de